Så bygger du en strategi för cirkulär IT
De flesta företag har rutiner för inköp av IT-utrustning, men få har en genomtänkt plan för vad som händer med datorerna och telefonerna efter 2-4 års användning. Resultatet? Enheter som samlar damm i ett förråd, data som aldrig raderas korrekt och pengar som försvinner i form av outnyttjat restvärde. I den här guiden visar vi hur du bygger en strategi för cirkulär IT som sparar pengar, stärker er hållbarhetsprofil och uppfyller GDPR.
Del 1
Kartlägg ert nuläge
Innan ni kan bygga en strategi behöver ni förstå var ni står. De flesta företag saknar en samlad bild av sin IT-flora, och det gör det omöjligt att fatta bra beslut om livscykelhantering.
1 Inventera alla enheter
Lista samtliga datorer, telefoner, surfplattor, skärmar och servrar. Dokumentera modell, serienummer, inköpsdatum och vilken avdelning enheten tillhör.
💡 Tips: Använd ert befintliga MDM-system (Intune, Jamf) för att exportera en enhetslista. Det sparar timmar av manuellt arbete.
2 Identifiera bytescykler
Utrustning som är 2-4 år gammal har fortfarande betydande restvärde och kan ge tillbaka 20-50% av inköpspriset vid återtag. Äldre enheter tappar snabbt i värde och lämpar sig oftast bara för materialåtervinning.
3 Förstå er totala ägandekostnad
Inköpspriset är bara en del av kostnaden. Räkna in konfiguration, support, driftstopp och avveckling. Företag som byter utrustning var 2-4:e år istället för att behålla den längre har ofta lägre total ägandekostnad tack vare färre supportärenden och bättre restvärde.
Del 2
Bygg er policy i 5 steg
En bra livscykelpolicy behöver inte vara ett 40-sidigt dokument. Det viktiga är att den är konkret, mätbar och förankrad i organisationen. Här är fem steg som tar er dit.
1 Definiera mål
Bestäm vad ni vill uppnå: kostnadsbesparingar, GDPR-efterlevnad, minskad miljöpåverkan eller alla tre. Tydliga mål gör det enklare att få ledningens stöd och mäta resultat.
2 Sätt bytescykler
Bestäm hur ofta utrustning ska bytas ut per kategori. En bra tumregel: laptops och telefoner vart 3:e år, skärmar och tillbehör vart 5:e år. Det ger bäst balans mellan prestanda, kostnad och restvärde.
3 Välj en certifierad ITAD-partner
Samarbeta med en partner som har relevanta certifieringar (ISO 27001 för informationssäkerhet, ISO 14001 för miljöledning). Det säkerställer att data raderas korrekt och att utrustningen hanteras ansvarsfullt.
4 Inför rutiner för återtag och dataradering
Dokumentera vem som ansvarar för att samla in uttjänta enheter, hur data ska raderas och hur enheter transporteras till er partner. Integrera processen i era offboarding-rutiner så att inga enheter faller mellan stolarna vid personalbyten.
5 Mät och rapportera
Följ upp med mätbara nyckeltal: ekonomisk besparing, antal enheter som återanvänts och CO2-utsläpp som undvikits. Dessa siffror ger konkret underlag för er hållbarhetsredovisning och ESG-rapportering.
Del 3
Framtidssäkra er strategi
Cirkulär IT handlar inte bara om att spara pengar idag. EU:s nya direktiv och ökade krav på hållbarhetsrapportering gör detta till en fråga som bara kommer att bli viktigare.
CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) kräver att allt fler företag redovisar sin miljöpåverkan i detalj, inklusive hanteringen av IT-utrustning. Med en dokumenterad livscykelstrategi har ni redan grunderna på plats.
GDPR ställer krav på att persondata raderas säkert vid avveckling av enheter. Utan en tydlig process riskerar ni böter på upp till 4% av den globala omsättningen.
Relevanta certifieringar att leta efter hos en partner: ISO 27001 (informationssäkerhet), ISO 14001 (miljöledning), certifierad dataradering enligt NIST 800-88 och spårbarhet via chain of custody.
💡 Tips: Börja smått. Kör ett pilotprojekt med en avdelning eller en enhetstyp. Utvärdera resultat och skala sedan upp till hela organisationen.
Behöver ni hjälp att komma igång?
Vi hjälper er bygga en strategi för cirkulär IT, anpassad efter er verksamhet. Boka ett kostnadsfritt rådgivningssamtal.