IT-outsourcing: vad kostar det och lönar det sig?
IT-outsourcing lönar sig för de flesta företag med 3 till 80 anställda som saknar en egen IT-avdelning, men inte av det skäl de flesta tror. Månadspriset för en extern partner ligger ofta på 300 till 800 kr per användare. Den stora vinsten kommer sällan från att det priset är lågt, utan från allt ni slutar betala för: licenser ingen använder, abonnemang som rullar på, och timmar som en ekonom eller platschef lägger på att vara IT-avdelning vid sidan av sitt riktiga jobb. Därför ska en kostnadsanalys av det ni har i dag alltid komma före offerten.
Vad är IT-outsourcing?
IT-outsourcing betyder att ni lägger ut hela eller delar av IT-driften på en extern partner, i stället för att sköta den med egen personal. Det kan vara allt från en servicedesk som tar emot användarnas ärenden till en extern IT-avdelning som ansvarar för datorer, nätverk, säkerhet, Microsoft 365 och telefoni.
Det finns tre vanliga upplägg:
- ✓ Användarsupport. Partnern svarar när någon inte kommer in i Outlook eller skrivaren krånglar. Resten sköter ni själva.
- ✓ Delad drift. Ni har kvar en intern IT-ansvarig som äger besluten, partnern sköter övervakning, uppdateringar och support.
- ✓ IT-avdelning som tjänst. Partnern tar ansvar för hela miljön, från inköp av datorer till säkerhet och licenser, till ett fast pris.
Outsourcing är inte samma sak som offshoring. Att lägga ut IT på en partner i Umeå eller Skellefteå är outsourcing. Offshoring betyder att arbetet flyttar till ett annat land, och det är sällan det ett företag i Västerbotten letar efter.
Vad kostar er IT i dag?
Mer än fakturorna visar. De flesta företag som inte har en IT-avdelning har ändå en, den syns bara inte i budgeten. Det är kollegan som "kan datorer" och som lägger en förmiddag i veckan på nya konton, lösenord och en skrivare som slutat svara.
En ärlig kostnadsanalys räknar med fyra poster:
Den första posten går att få fram exakt. De andra tre kräver en uppskattning, och det räcker. Målet är inte en perfekt siffra, utan att jämföra rätt saker med varandra.
Börja med licenser och abonnemang
Här finns oftast de snabbaste pengarna, oavsett om ni sedan outsourcar eller inte. Licenser och abonnemang köps när behovet uppstår och sägs sällan upp när behovet försvinner. Licensoptimering handlar om att jämföra det ni betalar för med det som faktiskt används.
1 Samla alla fakturor på ett ställe
Gå igenom tolv månader av leverantörsfakturor och kortutdrag. Lista varje återkommande kostnad med leverantör, antal licenser eller abonnemang, pris och vem som beställde den.
2 Jämför licenser mot personalen
Stäm av licenslistan i Microsoft 365 mot den som faktiskt jobbar hos er i dag. Licenser kopplade till personer som slutat, och användare med en dyrare licensnivå än de behöver, är de vanligaste fynden.
3 Leta dubbletter
Betalar ni för Dropbox när alla redan har OneDrive? För ett separat antivirus när Microsoft Defender ingår i licensen? För både Zoom och Teams? Dubbletter uppstår när olika personer löser samma problem vid olika tillfällen.
4 Kontrollera bindningstider
Notera när varje avtal löper ut och hur lång uppsägningstiden är. Telefoni- och mobilavtal har ofta längst bindning, och det är där en dyr förlängning lättast slinker igenom.
Vill du inte göra jobbet själv ingår licensoptimering i vår Site Survey, där vi inventerar licenser, säkerhet, backup och enheter. För telefonin gör vi motsvarande genomgång i en operatörsoberoende avtalsanalys, eftersom växel och mobilabonnemang ofta är den största enskilda abonnemangskostnaden.
Tips: Gör licensgenomgången även om ni landar i att behålla IT:n internt. Den kostar några timmar och sparar pengar varje månad efteråt.
Ett räkneexempel: 25 anställda
Siffrorna nedan är antaganden för att visa hur man räknar, inte statistik. Byt ut dem mot era egna.
Alternativ 1, den dolda IT-avdelningen. Ekonomichefen tjänar 45 000 kr i månaden och lägger ungefär en dag i veckan på IT. Med arbetsgivaravgift på 31,42 % kostar en dag i veckan, alltså 20 % av tiden, drygt 140 000 kr per år. Det är innan pension, och innan man räknat vad ekonomiarbetet som inte blev gjort var värt.
Alternativ 2, en egen IT-tekniker. En heltidsanställd tekniker på 40 000 kr i månaden kostar drygt 630 000 kr per år med arbetsgivaravgift, före pension, utbildning och verktyg. Och när teknikern har semester eller är sjuk har ni ingen IT alls.
Alternativ 3, outsourcad IT. 25 användare gånger 300 till 800 kr i månaden blir 90 000 till 240 000 kr per år, beroende på vad som ingår. Ni får ett team i stället för en person, och ingen semesterlucka.
Det jämförelsen inte visar: alternativ 1 ser billigast ut på papperet och är ofta dyrast i praktiken, eftersom ingen har ansvar för säkerhet, backup och uppdateringar. Den kostnaden kommer på en gång, den dag något går fel.
Jämför alltid årskostnad och vad som ingår, inte bara månadspris. Hur de vanligaste prismodellerna fungerar, per användare, per enhet, timbank eller löpande, går vi igenom i guiden om att välja IT-partner.
När lönar sig IT-outsourcing inte?
När ni redan har en fungerande IT-avdelning som är fullt sysselsatt. Har ni två eller tre IT-tekniker som känner era system utan och innan finns sällan pengar att spara på att byta ut dem. Då är delad drift ett bättre spår: behåll kompetensen, lägg ut övervakning nattetid eller den första supportlinjen.
Det lönar sig inte heller om ni har ett verksamhetssystem som bara en person i världen förstår, och den personen jobbar hos er. Då är det systemet ni behöver lösa, inte supporten.
Och det lönar sig inte om partnern bara tar över problemen utan att göra något åt dem. Ett fast pris per månad är värt mycket när partnern jobbar för att ärendena ska bli färre. Det är värt mindre om ni betalar samma summa för att samma skrivare ska krångla varje vecka.
Viktigt: Läs avtalets exit-villkor innan ni skriver på. Om det är oklart vem som äger administratörskonton, domäner och dokumentation blir det dyrt och långsamt att byta partner senare. Kräv att allt står på er.
Vad ska ingå när ni outsourcar IT-driften?
Minst support till användarna, övervakning och uppdatering av datorer och servrar, backup som faktiskt testas, och grundläggande säkerhet som flerfaktorsinloggning och hantering av enheter. Utöver det skiljer det sig mycket mellan leverantörer, så be om en lista på vad som ingår i det fasta priset och vad som debiteras extra.
För företag med både kontor och fältverksamhet är det värt att fråga om telefoni, mobiler och utrustning i fordonen. Två leverantörer som pekar på varandra när mobilen i servicebilen inte når e-posten är en kostnad som inte syns i någon offert.
Hårdvaran är den sista pusselbiten. Köper ni nya datorer vart fjärde år kommer en stor faktura på en gång. Med cirkulär IT med rekonditionerade proffsdatorer och återtag blir även den posten en jämn månadskostnad, och det blir enklare att jämföra alternativen ovan rakt av.
Så går ett byte till extern IT-avdelning till
1 Kostnadsanalys och inventering
Allt i avsnitten ovan: licenser, abonnemang, intern tid och hårdvara. Resultatet är en årskostnad för hur det ser ut i dag och en lista på vad som saknas.
2 Jämför offerter på samma villkor
Be om pris enligt samma modell från alla, och jämför vad som ingår. Vilka frågor som skiljer en bra partner från en dålig tar vi upp i vår jämförelse av IT-tjänster i Västerbotten.
3 Överlämning
Partnern tar över administratörskonton, dokumenterar miljön och sätter upp övervakning. Den som skött IT:n internt är med och lämnar över, så att ingen kunskap försvinner på vägen.
4 Löpande drift och uppföljning
Användarna ringer ett nummer. Hos oss är det servicedesken, öppen vardagar 07:30 till 16:30, där vi i snitt svarar inom 2 minuter. Följ upp licenser och kostnader minst en gång om året, annars börjar samma läckage om igen.
Vanliga frågor om IT-outsourcing
Vad kostar IT-outsourcing för ett mindre företag?
Ofta 300 till 800 kr per användare och månad, beroende på vad som ingår. För 25 användare blir det 90 000 till 240 000 kr per år. Jämför det med vad er IT kostar i dag i licenser, abonnemang och intern tid, inte bara med noll.
Vad är skillnaden mellan outsourcing och offshoring?
Outsourcing betyder att ni lägger ut arbetet på en extern partner. Offshoring betyder att arbetet flyttar till ett annat land. En lokal IT-partner i Umeå eller Skellefteå är outsourcing utan offshoring.
Kan vi outsourca bara en del av IT:n?
Ja. Många börjar med användarsupporten och behåller en intern IT-ansvarig som äger besluten. Det kallas ofta delad drift och passar företag som har kompetens internt men inte hinner med det löpande.
Vad är en extern IT-avdelning?
En partner som gör det en egen IT-avdelning skulle göra: support, drift, säkerhet, licenser och inköp, till ett fast pris per månad. Skillnaden mot att anställa är att ni får flera tekniker i stället för en, och att kompetensen inte försvinner när någon slutar.
Hur gör man en kostnadsanalys av IT-abonnemang?
Samla tolv månaders fakturor, lista varje återkommande kostnad, jämför antalet licenser mot hur många som faktiskt jobbar hos er och leta dubbletter. Notera bindningstider så att inget förlängs av misstag.
Blir vi inlåsta hos IT-partnern?
Inte om avtalet är rätt skrivet. Se till att administratörskonton, domäner och licenser står på ert företag och att dokumentationen lämnas över om ni byter. Fråga efter exit-villkoren innan ni skriver på, inte efter.
Vill ni veta vad er IT kostar i dag?
Vi går igenom licenser, abonnemang och hur IT:n sköts i dag, och säger ärligt om det lönar sig att lägga ut den eller inte. Ring oss, så bokar vi en genomgång.